В современных условиях делового общения внутри компаний возникает необходимость эффективного управления информационными потоками. Metabot представляет кейс для автоматизации внутренних коммуникаций.
Описание кейса:
Проблемы:
- Наличие более 10-20 групп с одним или двумя администраторами для рассылок новостей приводит к значительным сложностям в управлении и повышенному риску ошибок;
- Существование отдельных групп для внутренней и внешней коммуникации создает дополнительные трудности, поскольку требует различного подхода и повышенной внимательности при отправке сообщений.
Задача:
Упростить и оптимизировать процесс коммуникации в групповых чатах для различных команд, гарантируя надежную и целенаправленную передачу информации всем участникам.
Решение:
Metabot разработали бота-админа, способного автоматически рассылать сообщения и файлы во все группы, к которым он имеет доступ.
Особенности решения:
- Все группы, к которым бот имеет доступ, хранятся в кастомизированных таблицах внутренней базы данных бота. Это позволяет не только классифицировать группы по подклассам и активности, но и добавлять любую дополнительную информацию.
- Бот способен принимать текст с любым форматированием (жирный, курсив, зачеркнутый), а также файлы (фото, документы, GIF), объединяя их в одно сообщение.
- Доступ к функционалу бота осуществляется только по уникальной ссылке, предоставляемой администратору, что обеспечивает высокий уровень безопасности и позволяет логировать все операции отправки сообщений.
Результат:
Бот-секретарь помогает уменьшить время, затрачиваемое на ручную рассылку сообщений, в несколько раз, благодаря мгновенной отправке во все группы одновременно. Автоматизация процесса рассылки уведомлений и информационных сообщений помогает сократить человеческие ошибки (пропуск групп или неверная отправка информации) на 80%, так как бот следует строго установленным правилам. В том числе использование бота позволяет администраторам сосредоточиться на более важных задачах, тем самым освобождая 20% их рабочего времени.
