Квалификация лида и автоматический прием заявок

Задача

У клиента был сайт с ассортиментом упаковочных материалов: палеты, гофроупаковка, защитные уголки и другие позиции. 

Основная коммуникация с клиентами происходила через электронную почту. Пользователи оставляли заявки в свободной форме, из-за чего менеджерам приходилось вручную уточнять детали:
— тип продукции,
— объёмы,
— параметры заказа,
— дополнительные требования.

Это увеличивало время обработки заявок и создавало лишнюю нагрузку на команду.

Клиенту было важно:
сократить количество ручных уточнений,
структурировать входящие заявки,
ускорить обработку обращений,
не менять текущий процесс работы (через email).

Это очень типичная и востребованная задача — квалификация лида и начало контактной части воронки.

Решение

Мы реализовали чат-бота, с каталогом продукции сайта.

В боте пользователь может:
— выбрать интересующий товар,
— получить краткую информацию о нём,
— оставить заявку на расчёт,
— связаться с менеджером.

Основной сценарий — это запрос расчёта. Бот последовательно задаёт пользователю уточняющие вопросы (объём, характеристики, особенности заказа) и формирует структурированную заявку.

После завершения диалога вся собранная информация автоматически отправляется на почту клиента.

Что было сделано

1. Перенос каталога в чат-бот

Мы структурировали каталог продукции и реализовали удобную навигацию внутри бота.

Пользователь может быстро найти нужный товар и ознакомиться с его кратким описанием без перехода на сайт.

2. Сценарий сбора заявки

Для ключевого сценария — запроса расчёта — был реализован пошаговый опрос.

Бот собирает:
тип продукции,
объём заказа,
дополнительные параметры,
контактные данные пользователя.

Это позволяет сразу получить всю необходимую информацию без дополнительных уточнений.

3. Автоматическая отправка заявки на почту

После завершения сценария бот формирует структурированное письмо и отправляет его на email клиента.

Менеджер получает уже готовую заявку со всеми данными, необходимыми для расчёта и ответа.

4. Альтернативный сценарий связи с менеджером

Для пользователей, которым требуется консультация, предусмотрена возможность сразу связаться с менеджером без прохождения полного сценария.

Результаты

Процесс обработки заявок стал быстрее и проще.

Менеджеры получают уже структурированные обращения и не тратят время на первичный сбор информации.
Сократилось количество уточняющих писем и ускорилась обработка запросов.

При этом клиент сохранил привычный канал работы — электронную почту, без необходимости менять внутренние процессы.

Кому подходит такое решение

Подобный формат особенно эффективен для компаний, где заявки поступают в свободной форме и требуют уточнения.Решение подходит для:
— B2B-компаний с расчётными заказами,
— производственных и торговых компаний,
— поставщиков материалов и оборудования,
— любых сервисов, где перед обработкой заявки нужно собрать параметры заказа.