Ice Day (Школа хоккея и фигурного катания)

Задача

В 2020-м году руководством Хоккейной фигурной школы Ice Day была поставлена задача для систематизации и автоматизации процесса распределения заявок на тренировки среди тренерского состава. Требовалось создать простой в использовании и надежный в реализации алгоритм распределения заявок среди сотрудников, чтобы раздавать работу всем по очередности в зависимости от загрузки и желания.

Результаты внедрения чат-бота

Чат-бот был запущен весной 2020 для тренеров, однако результаты работы появились только после повторного старта осенью 2020 года. Регистрация активных тренеров ведется полностью через платформу Метабот24. Однако администраторы получили возможность создавать новые заявки как через тикет-систему платформы Метабот24, так и через бота. Новые заявки в зависимости от их вида: тренировка по хоккею или фигурному катанию — распределялись на две очереди тренеров с запрограммированным временем реагирования на запрос (5-10 минут). Таким образом работа в Ледовых аренах распределялась равномерно и справедливо по параметру активности.   

За 1,5 года работы администраторы и тренеры совместно настроили комфортный сервис по работе с учениками, и сейчас руководство открыто для новых предложений по автоматизации рабочих процессов и привлечения новой аудитории в чат-боты.

Перейти на сайт

Какие инструменты использовали 🛠

В чат-боте была использована стандартная конфигурация распределения работ: меню самообслуживания с формированием заявок. В боте есть 3 этапа (сценария) работы: 1 — оформление заявок пользователями; 2 — запуск заявки администратором в очередь тренеров; 3 — распределение заявки между тренерами. В основу очередей были взяты виды оставленных заявок: на хоккей и на фигурное катание.

Зарегистрированные тренеры (по хоккею или по фигурному катанию) по очереди получают заявку. У каждого из них есть 5 минут на размышления, после этого заявка автоматически уходит следующему в очереди тренеру. Если тренер принимает заявку, то ему приходит номер клиента. Если отказывается, то заявка переходит следующему в очереди. 

Бот работает полностью автономно, без оператора и колл-центра, только в Telergam. Уведомления о новых заявках администраторам приходят на почту или прямо в бота.

Шаблон конфигурации

👉Отзыв от ICE DAY о Метабот24